Con el fin de adelantar acciones en su compromiso con el ODS 16 de Paz, Justicia e Instituciones Sólidas, y de acuerdo con la legislación de la Superintendencia de Sociedades, en agosto de 2021 la Junta Directiva realizó el nombramiento de la Oficial de Cumplimiento de la Organización. Además, aprobó los siguientes lineamientos:
- Programa de Transparencia y Ética Empresarial mediante el cual se establecen las estrategias y medidas para la identificación, detección, prevención y mitigación de los actos de soborno y corrupción, incluyendo el soborno transnacional.
- Política de Prevención en Riesgos de Lavado de Activos, el Financiamiento del Terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT-FPADM), que establece los lineamientos con el fin de identificar, evaluar, prevenir y mitigar los riesgos.
- Manual de Procedimiento del SAGRILAFT, que establece los procedimientos para el diseño, aprobación y supervisión del SAGRILAFT-FPADM, incluyendo las consecuencias o sanciones en caso de inobservancia y los planes de capacitación.
Por otro lado, durante 2021, Refocosta realizó la identificación y calificación de los riesgos desde el punto de vista de Transparencia y Ética Empresarial, Lavado de Activos y Financiación al Terrorismo y, Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. Se identificaron como potenciales riesgos los siguientes:
- Ofrecimiento o pagos de dádivas o dinero por terceros a funcionarios de Refocosta o viceversa para influir en decisiones de negociación u obtener información privilegiada (corrupción privada).
- Ofrecer o pagar dádivas o dinero por terceros o agentes de aduanas que representan a Refocosta a funcionarios públicos para agilizar procesos o cualquier tipo de trámite.
- Ofrecer y/o aceptar solicitudes de dinero o dádivas por parte de funcionarios públicos a empleados de Refocosta para influir una decisión o agilizar algún trámite (corrupción pública).
Durante 2022 se debe realizar una revisión a los riesgos de corrupción de acuerdo con la nueva reglamentación.
Meta 16.5. Reducir considerablemente la corrupción y el soborno en todas sus formas.
Indicadores de gestión priorizados
Porcentaje (%) de empleados que han recibido capacitaciones sobre los estándares y normas de conducta, así como en prácticas éticas y anticorrupción.
Durante 2021, se capacitó en temas de ética y anticorrupción a 70 colaboradores, que corresponden al 56% de la población objetivo, definida por el área de cumplimiento.
Porcentaje (%) de proveedores a quienes se le haya divulgado los lineamientos de ética o que hayan firmado documentos, órdenes, formatos o acuerdos que contengan o incluyan cláusulas sobre cumplimiento de prácticas ética, políticas o declaraciones sobre origen de fondos.
A los proveedores se les solicita en el formulario de conocimiento y en los contratos, que declaren el conocimiento y aceptación de las políticas de Refocosta y de las normas anticorrupción.
Durante 2021, se presentaron ajustes en los mecanismos de conocimiento de las contrapartes facilitando así la obtención de la información de los terceros que se relacionan con la compañía consolidándola en un solo registro. Se relacionan los datos básicos de conocimiento tales como Personas Expuestas Políticamente, Beneficiario Final, origen de fondos y conocimiento de políticas.
Por último, a partir de 2021, se implementó un servicio tercerizado para realizar la revisión por listas restrictivas de los terceros que establecerán relación con Refocosta y sus organizaciones.
Meta 16.6 Crear a todos los niveles instituciones eficaces y transparentes que rindan cuentas.
Iniciativas
Refocosta elabora anualmente su Informe de Sostenibilidad para presentar el avance de su gestión.